Das Hinweisgeber-Portal

Für die Bearbeitung und Beantwortung der Hinweise ist jemand im Unternehmen zuständig. Die dacuro GmbH stellt mit Hinweisgeber.pro lediglich die Plattform zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen die Compliance-Experten der dacuro GmbH jedoch, damit der Hinweis richtig bearbeitet wird.

Die Kommunikation mit dem Meldeportal ist durch Ende-zu-Ende Verschlüsselung gesichert. Die Signierung der Daten erfolgt beim Versand durch den Hinweisgeber im Browser und beim Versand durch den Hinweisempfänger im Backend. Alle Nachrichten und Anhänge werden mit BSI-konformer Transportverschlüsselung mit TLS1.3 gesichert.

Natürlich ist Hinweisgeber.pro DSGVO-konform. Der Zugriff erfolgt nur durch berechtigte Personen, die Fristen zur Pseudonymisierung und Löschung der personenbezogenen Daten sind hinterlegt.

Das Hosting befindet sich auf Servern in Deutschland, deren Rechenzentren nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert sind.

Unternehmen ab 250 Mitarbeitern, Unternehmen von 50 bis zu 249 Mitarbeitern (Übergangsfrist bis zum 17.12.2023), Gemeinden – abhängig vom jeweiligen Landesrecht (z.B. ab 10.000 Einwohnern), Einrichtungen des öffentlichen Sektors.

Nein. Das Gesetz gibt definiert die Anforderungen (beispielsweise, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt). Die Art der Umsetzung wird nicht vorgeschrieben. Alternativen zur Software sind z.B. E-Mail-Postfächer, eine Ombudsperson oder auch eine Telefon-Hotline. Der geforderte Identitätsschutz ist über diese Kanäle nicht so leicht umzusetzen. Hinweisgeber.pro stellt die Identität der Hinweisgebenden auf technischem Wege sicher.

Rückfragen sind über das anonyme Postfach möglich. Der Hinweisgebende merkt sich die Fallnummer und das eingerichtete Passwort und kann damit über das Meldeportal auf dem Laufenden bleiben, Fragen beantworten und über den Abschluss der Meldung informiert werden.

Hinweisgeber.pro wird nicht vom Hinweisempfänger (Unternehmen, Organisation, Behörde) betrieben, sondern von der dacuro GmbH. Die Compliance-Experten leiten den Hinweis an den Empfänger weiter. Dadurch wird sichergestellt, dass die Meldung wirklich anonym ist und bleibt. Dies stellt einen echten Vorteil für die Vertrauensbildung und das Senken der Hemmschwelle für eine Meldung dar.

Ein unabhängiger Dritter stellt die Anonymität und die fristgerechte Weiterleitung an die richtigen Personen sicher. Damit wird die Akzeptanz der Meldestelle erhöht und wichtige Meldungen erreichen mit höherer Wahrscheinlichkeit ihr Ziel.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Meldeprozess anbieten, der es Mitarbeitenden und anderen Personen ermöglicht, Bedenken und Probleme sicher und anonym zu melden.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf das Hinweisgebersystem und die Wichtigkeit von Hinweisen auf mögliche Fehlverhalten oder Verstöße gegen etwaige Unternehmensrichtlinien.

Stellen Sie sicher, dass jede Hinweisgebermeldung sorgfältig und umgehend untersucht wird, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen keine Gesetze oder Vorschriften verletzt und ethisch und verantwortungsvoll handelt.

Schützen Sie die Identität von Hinweisgebern und stellen Sie sicher, dass diese keine Vergeltungsmaßnahmen erleiden, wenn sie sich an das Unternehmen wenden.

Nehmen Sie die Ergebnisse von Untersuchungen ernst und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, um Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass ähnliche Situationen in Zukunft vermieden werden können.

Überprüfen Sie, ob der Hinweisgebermechanismus anonym ist. Wenn nicht, überlegen Sie sich, ob Sie Ihre Identität preisgeben möchten.

Beschreiben Sie den Vorfall oder das Ereignis so detailliert wie möglich. Je mehr Informationen Sie liefern können, desto besser.

Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden.

Überlegen Sie, ob Ihnen Beweise oder Dokumente vorliegen, die den Vorfall belegen können. Falls ja, fügen Sie diese der Meldung bei.

Überprüfen Sie Ihre Meldung, bevor Sie sie abschicken, um sicherzustellen, dass alle darin enthaltenen Informationen korrekt und vollständig sind.